描述零組件
從應用與製造製程說起。如果有，請附上圖面編號、成型件重量與目前使用的材料。也請告知供應商該成型件是外觀件、結構件，還是需要滿足特定客戶標準。
區分硬性要求與偏好
先列出必須滿足的性能，再列出可以商量的偏好。指定色樣與籠統地要黑色顆粒不是一回事；寫明阻燃標準與測試厚度，也比籠統地要一款阻燃材料更有用。
給出貼近實際的採購說明
請說明您要的是初次樣品、試產用量還是長期訂單，並給出帶單位的數量、目的地與期望交期。這樣報價才能真正對應您打算進行的採購。
用一份簡單的詢價清單
包含公司與聯絡方式、材料或現有牌號、應用、顏色、所需文件、試料數量、預計持續用量與交貨目的地。如果某項還沒定，就直接說明。第一次溝通正好可以用來釐清需要解決的問題。