描述零部件
从应用与制造工艺说起。如果有，请附上图纸编号、制件重量与目前使用的材料。也请告知供应商该制件是外观件、结构件，还是需要满足特定客户标准。
区分硬性要求与偏好
先列出必须满足的性能，再列出可以商量的偏好。指定色标与笼统地要黑色颗粒不是一回事；写明阻燃标准与测试厚度，也比笼统地要一款阻燃材料更有用。
给出贴近实际的采购说明
请说明您要的是初次样品、试产用量还是长期订单，并给出带单位的数量、目的地与期望交期。这样报价才能真正对应您打算进行的采购。
用一份简单的询盘清单
包含公司与联系方式、材料或现有牌号、应用、颜色、所需文件、试料数量、预计持续用量与交货目的地。如果某项还没定，就直接说明。第一次沟通正好可以用来厘清需要解决的问题。